Krótka rozmowa o procesach operacyjnych

Dziękuję za poświęcony czas. Celem tej krótkiej ankiety nie jest ocena firmy ani systemów. Chcemy sprawdzić, które elementy codziennej pracy w transporcie i spedycji są najbardziej czasochłonne, podatne na błędy lub trudne do skalowania.

Proszę ocenić poniższe hipotezy na podstawie typowego miesiąca. Jeśli dany punkt Państwa nie dotyczy, proszę wybrać „Nie dotyczy”.

Ważne: nie prosimy o dane klientów, dane osobowe ani poufne dokumenty. Interesuje nas sposób pracy i orientacyjne wartości.

Informacje orientacyjne

Rola osoby wypełniającej Orientacyjna liczba zleceń transportowych miesięcznie Jakie narzędzia są dziś używane? (opcjonalnie)

1. Przyjęcie zlecenia i przygotowanie oferty

Hipoteza: dane o trasie, ładunku, terminie i cenie trzeba przepisywać lub uzupełniać z wielu kanałów.

Czy ten proces występuje u Państwa? Jak często wymaga ręcznego przepisywania lub dodatkowych wyjaśnień? Ile czasu średnio zajmuje obsługa jednego zlecenia przed przekazaniem do realizacji? Jak bardzo ten proces ogranicza szybkość pracy lub zwiększa ryzyko błędu?

2. Dyspozycja i planowanie floty

Hipoteza: dopasowanie ładunku do pojazdu, kierowcy, trasy i terminów wymaga pracy w kilku miejscach.

Czy ten proces występuje u Państwa? Jak często zmiany dostępności, terminów lub parametrów ładunku wymuszają ponowne planowanie? Ile czasu tygodniowo zajmuje szukanie, potwierdzanie lub zmienianie dopasowania? Jak bardzo ten proces wpływa na koszty, wykorzystanie floty lub terminowość?

3. Obsługa wyjątków podczas transportu

Hipoteza: opóźnienia, zmiany okna, awarie, problemy przy załadunku/rozładunku i reklamacje są obsługiwane głównie ręcznie przez telefon, e-mail lub komunikatory.

Czy ten proces występuje u Państwa? Jak często pojawia się sytuacja wymagająca pilnej interwencji dyspozytora? Ile czasu zajmuje zebranie informacji, kontakt z przewoźnikiem i poinformowanie klienta? Jak bardzo brak jednego widoku spraw i terminów utrudnia pracę?

4. CMR/POD i zamknięcie transportu

Hipoteza: po dostawie trzeba czekać na komplet dokumentów, sprawdzać podpisy i ręcznie łączyć CMR/POD ze zleceniem.

Czy ten proces występuje u Państwa? Jak często dokumenty po dostawie są niekompletne, spóźnione lub wymagają ponownego kontaktu? Ile czasu średnio mija od dostawy do uzyskania kompletu dokumentów? Jak bardzo dokumenty opóźniają wystawienie faktury, rozliczenie lub zamknięcie zlecenia?

5. Faktury, dopłaty i płatności

Hipoteza: sprawdzenie stawki, oczekiwania, dopłat, dokumentów i terminu płatności wymaga ręcznego porównywania danych.

Czy ten proces występuje u Państwa? Jak często faktura, dopłata lub płatność wymaga ręcznej kontroli albo wyjaśnienia? Ile czasu miesięcznie zajmuje kontrola korekt, dopłat, oczekiwania lub zaległych płatności? Jak bardzo ten proces wpływa na marżę lub płynność finansową?

Na koniec

Gdyby można było skrócić jeden proces o 30–50%, który byłby najcenniejszy? Co powinno zostać poprawione jako pierwsze? Czy możemy wrócić do odpowiedzi podczas krótkiej rozmowy?

Odpowiedzi pozostają w tej przeglądarce do momentu pobrania. Strona niczego nie wysyła automatycznie.